Pourquoi devriez-vous scanner vos documents ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devez scanner vos documents :

Économie de coûts : Le stockage et la gestion des documents papier coûtent cher, surtout si vous comptez sur les armoires à dossiers pour le stockage et la récupération des documents. Un classeur standard à quatre tiroirs nécessite environ huit pieds cubes de surface au sol, ce qui peut représenter une part importante des coûts de location de votre bureau. En outre, vous devez tenir compte du temps nécessaire pour trouver et récupérer vos documents. La numérisation de documents vous permet de stocker et de récupérer vos documents en ligne. Cela réduit vos coûts de stockage et vous permet de travailler plus efficacement.

Partage de l’information : Les systèmes basés sur le papier sont intrinsèquement inefficaces. Les documents doivent être imprimés ou photocopiés pour que plusieurs personnes puissent les consulter en même temps. La numérisation des documents permet de partager vos informations sous forme numérique pour améliorer la collaboration des employés et les temps de réponse aux clients.

Gestion de l’environnement : La numérisation de documents est bénéfique à la fois pour votre entreprise et pour l’environnement. En convertissant vos documents papier en images numériques, vous utilisez moins de papier et d’encre d’imprimante toxique et vous réduisez les processus d’envoi qui augmentent votre empreinte carbone.

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Dois-je scanner chaque document ?

Non, vous n’avez pas besoin de scanner tous les documents. La numérisation de vos seuls fichiers actifs est un excellent moyen de réduire les coûts et d’être plus productif. Des experts en numérisation prendront vos documents, les numériseront et les indexeront, puis les transféreront dans une base de données en ligne protégée par un mot de passe et consultable. Cela permet à vos employés d’accéder instantanément aux informations, où qu’ils soient.

Comme ils sont inactifs et finiront par être détruits, il est plus rentable de stocker vos documents d’archives hors site. Un service de numérisation à la demande permet de conserver vos documents papier en toute sécurité dans un centre d’archives commercial et de les convertir en images numériques si et quand vous en avez besoin.

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